Datenschutzordnung des Tennisclub Jettingen e.V.                               

Präambel
 
Der Tennisclub Jettingen e.V.  verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EUDatenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.
 
§ 1 Allgemeines
 
Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sport- und Kursbetrieb, registrierten Personen des Online-Buchungssystems der Tennishalle  und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.
 
§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder und registrierten Personen des OnlineBuchungssystems der Tennishalle.
 
 Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Abteilungs- und ggf. Mannschaftszugehörigkeit, Sportliche Erfolge,  Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag.
 
 Für registrierte Personen des Online-Buchungssystems der Tennishalle werden die folgenden Daten erhoben: Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Bankverbindung, Telefonnummern und E-Mail-Adresse.
 
 Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landesverbänden Württembergischen Landessportbundes e.V. (WLSB) und des Württembergischen Tennis Bundes e.V. werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen (z.B. Startpass, Spielerpass, Lizenz) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen.
 
§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
 
 Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, in der Vereinszeitung und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.  
 
 Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, Torschützen, Alter oder Geburtsjahrgang.
 
 Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.  
 
 Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands, der Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter und der Übungsleiterinnen und Übungsleiter mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.  
 
§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein
 
Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB.  
 
Der Vorstand  stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.  
 
 
§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen
 
 Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Abteilungsleitern, Übungsleitern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
 
 
                      Datenschutzordnung des Tennisclub Jettingen e.V. – Stand Mai 2018 2  
 Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.  
 
 Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.
 
§ 6 Kommunikation per E-Mail
 
 Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.  
 
 Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.  
 
§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit
 
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter, Übungsleiterinnen und Übungsleiter), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.  
 
§ 8 Datenschutzbeauftragter / Datenschutzkoordinator
 
Da im Verein weniger als 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, besteht keine Notwendigkeit, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Vereinsintern wird ein Datenschutzkoordinator benannt, der den Vorstand bei der Einhaltung der Datenschutzbestimmungen unterstützt.
 
§ 9 Maßnahmen zur Gewährleistung des Datenschutzes
 
Um den Schutz der Daten zu gewährleisten, hat der Verein angemessene technische und organisatorische Maßnahmen getroffen. Damit soll sichergestellt werden, dass alle personenbezogenen Daten vor Verlust, Manipulation, aber auch vor unbefugter Einsichtnahme geschützt werden.  
 
Bei Verletzung des Schutzes personenbezogene Daten ist der Vorstand unverzüglich zu informieren, damit die Folgen der Verletzung geprüft und  geeignete Gegenmaßnahmen ergriffen werden können. Falls notwendig, werden die Betroffenen benachrichtigt (Art. 34 DS-GVO) und die Datenschutz-Verletzung der Datenschutzaufsichtsbehörde gemeldet.  
 
 
§ 10 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten
 
 Der Verein unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Vereins-Ausschuss.
 
 Der Vereins-Ausschuss ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.
 
 Abteilungen, Gruppen und Mannschaften bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritte (z.B. Homepage, Facebook, Twitter) der ausdrücklichen Genehmigung des Vorstandes.  
 
 
§ 11 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung
 
 Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder –weitergabe ist untersagt.  
 
 Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.  
 
§ 12 Inkrafttreten
 
Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins am 25.05.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.

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